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社会の出来事を「なぜ?だから何なの?」の視点で探ります

【ADHD】メール返信の3つのポイント 即レス・パターン化・最適化

ADHD

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こんにちは、ピコシムです。

久々のADHD(注意欠陥多動性障害)シリーズです。

メールの返信って面倒なときありますよね。

ついつい、後回しにすると結果忘れてしまったり、先方から催促の連絡が来て色々問題が発生します。

非常に面倒なことになると、ますます動き出しにエネルギーが必要です。

ではどうするか。

ADHDの私がやって成功しているポイントは、

『即レス』『パターン化』『最適化』です。

 

1.メール返信は即レスが基本

ADHDの人の場合、99%先延ばしします。なぜなら、やる気の脳内物質のノルアドレナリンの量が少ないからです。

自分の大好きな1%のこと以外は、めちゃくちゃレスポンスが悪くなるのが特徴です。

しかも、時間管理機能が壊れていて、相手の気持を想像するのも得意ではありません。ということは、メールの返信がどんどん遅くなる条件が全てそろっています。

ではどうすればいいか。 

メールは即レス 習慣化して評価を上げる

メールを即レスすることで、取り掛かるまでの心理負担が減ります。

ADHDの人は、自分の興味のないことで頑張ろうとすると、脳の前頭葉の部分の血流が減少することが知られています。

やる気の源、ドーパミンも一緒に減少するので、ADHDの人はたかだかメールを返信するだけでも本当に大変です。

ADHDの人は、狩猟採集民族の生き残りと言われています。計画的にやるのは不可能です。だからメール(獲物)が来たら即レス(対処)するのです。

メリットは2つ

1つ目は、タスクが減ったことで達成感が得られる

2つ目は、レスポンスが早いので相手に喜ばれる

メールが溜まりすぎている場合は一括処理

メールがたくさん来て、仕事にならない場合は予め決めた時間に一括で処理します。

 毎時9時、13時、15時の決まった時間にメールを返信します。ADHDの人は気分屋なので、習慣化パターン化することが大事です。

2.返信のパターン化

メールは内容が変わっても、大体いつも同じようなパターンで送られてきます。

定期・不定期

每日、毎週、毎月、毎年など定期的に送られてくるもの。

不定期に送られてくるもの。

が、あります。

定期的に送られてくるものは返信も定型化しましょう。

不定期に送られてくるものでも、パターンが同じ場合は返信文書を定型化しましょう。

スニペットツールを使って、メール文書を過去メールの返答例を探してコピーする手間を省きましょう。

(windows 対応)

www.wingfield.gr.jp

 

要返信・返信不要

お問い合わせ等、返信が必要なもの。

相手から受け取って終わりのもの。

第三者に周知・調整の有無

第三者に連絡が必要なもの

返信の必要がないメール → メールを受け取った旨のメールを送る

●●様(さん)

お世話になっております、ピコシムです。

ご連絡の件について内容を確認させて頂きました。

取り急ぎ、ご報告まで

直ぐに返答可能な内容のメール → 即レス

●●様(さん)

お世話になっております、ピコシムです。

上記の件、承知しました。

●●MTGは参加致します。

宜しくお願い致します。

 

日程や関係部署に調整が必要なメール → 調整が必要な旨と返答メール送付の見込み時間を送る

●●様(さん)

お世話になっております、ピコシムです。

上記の件、のご連絡ありがとうございます。

〇〇については、日程がまだ調整中でしたので、明日の△△時には確定する見込みです。分かり次第再度ご連絡致します。

宜しくお願い致します。

 

すぐ返答して日程をメモをする

ADHDの人は注意欠陥という特性があるため、他の作業に集中すると数分後に忘れてしまします。

必ずメモをしておくことが必要です。なぜなら、ADHDはマルチタスクが苦手です。脳内のワーキングメモリ容量が足りないので、必ずスケジュール帳やメモ帳、リマインダなどに記録しておきましょう。

先方からのメールで日程の決定、タスクの割当、第三者への連絡の指示、または、先方連絡待ちなどの状態は、記録に残すことで、脳のワーキングメモリーを開放して、忘れることで仕事のパフォーマンスが高まります。

3.PCやスマホの最適化する

PCを利用している場合、スマホを使っている場合は、よく使うことばを辞書登録します。

おせ お世話になっております、ピコシムです。

とり 取り急ぎ、ご報告まで。

よろ 宜しくお願い致します。

めーる picsim@●●●●.com

でんわ 090-1234-●●●●

その他PCやのショートカットキーをマスターしておくと便利です。

 

まとめ

  • メールは基本レスする
  • メールが多い時は時間を決めて一括処理する
  • メール返信文書のパターン化をする
  • メール返信後するにメモをする
  • PCやスマホを最適化してメールを返信を楽にする

 

id:picsim

最後までお読み頂きありがとうございます!

次回もお楽しみに!

 

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