こんにちは、ピコシムです。
久々のADHD（注意欠陥多動性障害）シリーズです。
メールの返信って面倒なときありますよね。
ついつい、後回しにすると結果忘れてしまったり、先方から催促の連絡が来て色々問題が発生します。
非常に面倒なことになると、ますます動き出しにエネルギーが必要です。
ではどうするか。
ADHDの私がやって成功しているポイントは、
『即レス』と『パターン化』『最適化』です。
１．メール返信は即レスが基本
ADHDの人の場合、99%先延ばしします。なぜなら、やる気の脳内物質のノルアドレナリンの量が少ないからです。
自分の大好きな1%のこと以外は、めちゃくちゃレスポンスが悪くなるのが特徴です。
しかも、時間管理機能が壊れていて、相手の気持を想像するのも得意ではありません。ということは、メールの返信がどんどん遅くなる条件が全てそろっています。
ではどうすればいいか。
メールは即レス 習慣化して評価を上げる
メールを即レスすることで、取り掛かるまでの心理負担が減ります。
ADHDの人は、自分の興味のないことで頑張ろうとすると、脳の前頭葉の部分の血流が減少することが知られています。
やる気の源、ドーパミンも一緒に減少するので、ADHDの人はたかだかメールを返信するだけでも本当に大変です。
ADHDの人は、狩猟採集民族の生き残りと言われています。計画的にやるのは不可能です。だからメール（獲物）が来たら即レス（対処）するのです。
メリットは２つ
１つ目は、タスクが減ったことで達成感が得られる
２つ目は、レスポンスが早いので相手に喜ばれる
メールが溜まりすぎている場合は一括処理
メールがたくさん来て、仕事にならない場合は予め決めた時間に一括で処理します。
毎時9時、13時、15時の決まった時間にメールを返信します。ADHDの人は気分屋なので、習慣化パターン化することが大事です。
２．返信のパターン化
メールは内容が変わっても、大体いつも同じようなパターンで送られてきます。
定期・不定期
每日、毎週、毎月、毎年など定期的に送られてくるもの。
不定期に送られてくるもの。
が、あります。
定期的に送られてくるものは、返信も定型化しましょう。
不定期に送られてくるものでも、パターンが同じ場合は返信文書を定型化しましょう。
スニペットツールを使って、メール文書を過去メールの返答例を探してコピーする手間を省きましょう。
（windows 対応）
要返信・返信不要
お問い合わせ等、返信が必要なもの。
相手から受け取って終わりのもの。
第三者に周知・調整の有無
第三者に連絡が必要なもの
返信の必要がないメール → メールを受け取った旨のメールを送る
●●様（さん）
お世話になっております、ピコシムです。
ご連絡の件について内容を確認させて頂きました。
取り急ぎ、ご報告まで
直ぐに返答可能な内容のメール → 即レス
●●様（さん）
お世話になっております、ピコシムです。
上記の件、承知しました。
●●MTGは参加致します。
宜しくお願い致します。
日程や関係部署に調整が必要なメール → 調整が必要な旨と返答メール送付の見込み時間を送る
●●様（さん）
お世話になっております、ピコシムです。
上記の件、のご連絡ありがとうございます。
〇〇については、日程がまだ調整中でしたので、明日の△△時には確定する見込みです。分かり次第再度ご連絡致します。
宜しくお願い致します。
すぐ返答して日程をメモをする
ADHDの人は注意欠陥という特性があるため、他の作業に集中すると数分後に忘れてしまします。
必ずメモをしておくことが必要です。なぜなら、ADHDはマルチタスクが苦手です。脳内のワーキングメモリ容量が足りないので、必ずスケジュール帳やメモ帳、リマインダなどに記録しておきましょう。
先方からのメールで日程の決定、タスクの割当、第三者への連絡の指示、または、先方連絡待ちなどの状態は、記録に残すことで、脳のワーキングメモリーを開放して、忘れることで仕事のパフォーマンスが高まります。
３．PCやスマホの最適化する
PCを利用している場合、スマホを使っている場合は、よく使うことばを辞書登録します。
おせ お世話になっております、ピコシムです。
とり 取り急ぎ、ご報告まで。
よろ 宜しくお願い致します。
めーる picsim@●●●●.com
でんわ 090-1234-●●●●
その他PCやのショートカットキーをマスターしておくと便利です。
まとめ
- メールは基本レスする
- メールが多い時は時間を決めて一括処理する
- メール返信文書のパターン化をする
- メール返信後するにメモをする
- PCやスマホを最適化してメールを返信を楽にする
最後までお読み頂きありがとうございます！
次回もお楽しみに！
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